智慧政务背景下不动产档案管理策略研究

摘 要：在智慧政务的背景下，不动产档案的管理逐步由数字化走向智慧化、动态化、专业化，给档案资源的存储、查阅、利用带来极大便利，使之更好地服务社会，造福人民。本文基于不动产档案管理工作在智慧政务背景下的应用开展研究，围绕概念、新形式下的优势与成果、面临的问题与挑战、未来建设发展方向进行深入剖析，为不动产档案管理部门提供借鉴和理论参考。

关键词：智慧政务；
不动产档案管理；
信息化；
数字化

在“十三五”期间，“互联网+政务服务”在我们国家政府工作报告中首次被提及，2013年逐步启动智慧城市试点工作后，在长三角、珠三角、京津塘环渤海地区一些智慧城市开启了智慧政务领域的尝试，并逐步应用于不动产档案的管理与利用。近年来，随着各地房地产调控政策的出台，市场逐渐走向平稳，不动产档案的增长速率得到有效控制。在新形势下，建立一套规范有序安全的标准化不动产档案管理体系，是顺应时代改革步伐，在科学数据平台之上实现政府与民众建立沟通的重要途径。在结合群众办事实际诉求，加快补齐短板，简化服务步骤，优化服务流程，节省群众时间与资金成本，切实提升办事效率的基础上，变被动服务为主动服务，促进不动产档案机构由审批型向服务型转变，形成部门信息资源共建共享和业务协同的档案管理模式，成为政府服务实现全方位管理与平稳运行的必经之路，也是当今社会发展的主流方向。

1 不動产档案管理及智慧政务的特征

1.1 不动产档案管理

不动产档案是指在房地产开发和管理中所产生的具有较高法律效力的图像、文字、声像等资料，并将其作为房地产产权的登记、转移、变更等工作的原始凭证，是不动产最高物权效力证明。

在传统的档案管理模式中，不动产档案是以纸张作为信息载体，以手工抄录查询的方式对其进行利用，各项档案工作开展的方式大多是纯人工、纯纸化，工作流程冗长，工作效率低下，无形中对不动产档案的日常管理和利用带来极大不便。数字档案的出现后，不动产档案具有信息资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化的特点，数据文件取代了原有的纸质文件，计算机搜索取代了原来的人工查询，逐步形成目前普遍存在的信息化管理模式。随着科技水平的不断提升，云计算、人工智能、数据挖掘、主动推送等现代信息技术，档案信息服务体系变得更加广覆盖、多元化、多途径，使得不动产档案管理工作走向更高水准的网络化、数字化、动态化、专业化。

1.2 智慧政务

“智慧政务”源于“电子政务”概念，由国家在推进智慧城市和智慧社会建设的背景下提出，是政府单位直面企业和群众的综合服务大厅，是政府公共服务模式由全能型转向服务型和智慧型的必然要求，也是转变政府职能、优化营商环境的重要支撑，代表着电子政务发展到更高阶段。2015年至今，数字化实现进阶，web2.0突破为3.0，政务服务依托互联网构建了用户共建、隐私保护、平台开放的生态体系，实现现实空间与数字空间双向渗透，互相融合，虚拟网络通过无线通信、大数据、语义网络等先进技术实现与现实世界交互、与全体社会成员链接，产生了基于实境网络和公共领域的智慧政务，这一阶段的特点使得政府服务变得更加“自由”，管理更加高效，逐渐具备了智能化、透明化、实时性、移动性和无缝对接等特征，成为一种更为先进的、成熟的政务服务范式。

2 智慧政务在不动产档案管理中的应用

2.1 数字化技术增强不动产档案准确性、便捷性、安全性

在智慧政务数字化管理模式中，构建了具有独立功能的管理平台，目的是通过数字化手段将整理和收集到的相关材料储存在信息系统中，形成不动产档案数据库，使其具备存档速度快、存储数量大、存储类型多的优势，档案管理手段依靠计算机进行检索、调用，进而建立一个健全的、独立的电子档案管理系统。不动产档案实现数字化管理，首先是需要将纸质资料进行电子扫描，最大程度降低了纸质档案实体的利用频率，有效避免了传统纸质文件遗失、损坏的风险，不仅可以提高管理效率，也可以在数字化过程中全面修正文档中可能存在的错误及问题，进一步促进不动产档案管理的集约化、标准化、规范化、网络化。不动产档案数字化管理模式的应用，简化了档案管理人员日常检索和调档的操作流程，加快了审批程序，极大提高了档案信息的精确性，不仅能够在档案查询利用方面给人民群众带来极大便利，同时能够为今后实现智慧化管理打下良好基础，进而推动整个行业办事效率的提升。

2.2 打破“信息壁垒”，实现互联互通

不动产档案的异地利用及网络服务已成为档案利用主流，在智慧政务背景下，标准的不动产档案管理体系往往配置较高水平的信息共享平台，通过网络途径打破时空壁垒、整合优化数据，各部门可通过电子政务内网、采取网络安全准入和CA认证的安全措施，配置接口进入系统查档，达到延伸查档、接口查档的效果，在一定程度上消除了各单位之间在数据和工作流程上的冲突与隔阂，进一步促进各部门协同工作，实现信息资源共建共享，最大限度发挥智慧政务服务能力和社会功能。

2.3 加密技术提升档案安全性

“安全责任重于泰山”，确保档案安全是档案工作的首要任务和基本职责。在智慧政务平台下，可以借助客户端独立硬件加密、基于证书的软加密、防火墙和密钥添加等方式来保证用户登录信息与机要不动产档案的安全。系统设置权限分立，不同的用户在实际查询过程中，根据其不同的身份赋予其不同的调档权限，有效避免了档案资料被随意调取利用，促使不动产档案管理工作更加安全便捷。在档案数据监管方面，实现全周期维护，并做好电子数据多重备份、异地备份，避免因外界不可抗因素造成数据丢失。

2.4 深化放管服改革，提升政府“一次办好”能力

运用“互联网+政务服务”方式，通过部门跨域联动，流程再造，多方式、多渠道提高服务和便利度水平，使不动产档案管理实现智慧化，“数据多跑路，群众少跑路”在档案查询方面体现最为明显，针对群众完全实现了自助式服务。用户可以现场通过自助查档终端设备进行查询，也可以通过网络申请，提交查阅不动产档案所需材料，工作人员可对申报材料、办理流程等内容进行直白注解和视频指引，通过已获取申请信息开具不动产登记查询证明，并用快递到付的方式寄送给用户，真正实现办事群众“零基础”一看即懂，“零咨询”一填就对，“零障碍”一审就过。

3 不动产档案信息管理面临的问题与挑战

3.1 管理者信息化意识淡漠，重视程度不够

目前相当庞大的不动产档案管理部门群体，依赖于传统档案资料收集方式，虽然也同样进行档案分类、收集整理，但随着房地产业务量的增加，人力物力资源有限，无法对不动产档案实现高效利用。档案工作人员因循守旧，在思想上排斥信息化、智慧化技术，信息化建设的政策、资金、人才等方面得不到有效支持，对于档案资料的搜集、保存、查阅等工作，无法做到与时俱进，阻碍了不动产档案向智慧化方向转型升级，从而影响了智慧政务的实现。

3.2 现代化管理模式缺乏，归档效率低下

不动产档案种类繁多、数量庞大，每天都在产生大量的档案数据，管理档案的首要步骤便是对文件做到全面整理、统一编目、按时归档。但是由于管理人员没有宏观的档案整理意识与能力，外部工作流程水平较低，导致档案资料的归档和分类存在很大的问题，档案资料的真实性、实效性很难得到保证，从而造成档案资料积压，结构混乱，其真实性、时效性都很难得到保证，进入死循环。

3.3 专业人才匮乏，人员综合素质参差不齐

不动产档案管理人员岗位招聘门槛低、综合素质不高，大量工作人员存在年龄偏大、专业性不强、工作变动频繁等问题，同时没有接受过合理的专业性信息化技能培训，缺乏对档案信息化、智慧化的系统认识，无法真正掌握现代信息技术，尚不具备较高的档案信息管理水平和管理技能，制约了不动产档案信息化、智慧化发展的进程。

3.4 管理体系建设缓慢，信息共建共享工作較难开展

不动产档案覆盖的领域较为广泛，没有统一、严格的建设标准体系，无法形成一定的技术标准和业务规范。各部门采用不同的数据标准，不同的档案数据采集方式和精读要求，使得难以实现跨层级、跨系统、跨业务互联互通。各级档案管理部门由于在构建体系时对数据互联性关注不够，使得已建成的不动产档案管理体系名目繁多、水平各异，信息平台无法实现数据的有效衔接与共享，信息更新缓慢，严重影响了不动产数据使用效率，导致实际档案管理效果大相径庭。

4 不动产档案管理在智慧政务中的发展方向

4.1 提升档案信息化、智慧化认知

在未来，智慧政务逐渐普及，不动产档案的信息化、智慧化管理将会成为主流，相关档案职能部门要充分认识到档案转型升级的重要性，解放思想、与时俱进、见招出招，抛弃过去旧时代固有的传统思想，充分利用现代科学技术更新管理方式，确立一套符合当下发展需求的档案管理目标。同时要积极向政府寻求政策扶持，在思想上更重视、措施上更严格、落实上更有力，不断加强人力、物力的投入，多管齐下、多措并举，为实现不动产档案信息化、智慧化建设打下基础。

4.2 加大不动产档案管理队伍建设

人才管理是未来不动产档案管理工作的重中之重，要积极争取政策支持，采取集中培训和分类指导相结合、专家授课和个人自学相结合的方式，培养和选拔一批懂信息技术、熟悉档案业务、掌握管理知识的高学历、高素质复合型人才。与此同时，在日常工作中，要对管理者进行业务能力训练，在观念灌输、业务能力素质、创新意识、应变能力、实际操作能力等方面加强人才培养，多创造外出学习的机会，多取经，开阔视野，并采取合理的措施来扩展思想，使其能够具备优秀的理论思维能力，为不动产档案管理水平的提升提供充分的人力保障和智慧支持。

4.3 促进管理系统体系实现专业化、规范化

不动产档案具有管理范围大、涉及资料多、内容涉猎广、专业性强的特点，不同部门对不同档案的管理方式、途径各不相同，在未来实现智慧政务的过程中，会面临不小的挑战。在管理系统建设初期，需要领导者具备宏观思路，坚持系统规范化、统一化，积极探寻档案资源共享方式，强化数字化、网络化、智慧化思维，充分发挥智慧平台动态性、发散性、便捷性的技术特点，建立行之有效的一套操作程序及技术标准，一方面降低档案查询复杂度，实现多样化档案信息的有效汇聚，另一方面可形成一套涵盖收集、管理、存放、利用、更新、共享等多方面数据体系，实现网上通办、简捷快办，使之更好地服务社会，造福人民。

4.4 建立健全管理机制

当今社会，随着经济的不断发展，房地产市场蓬勃发展，人们的法治观念日益增强，诸如财产纠纷、民事案件的现象也逐渐增多，相当庞大的社会群众会选择用法律武器维护自己合法权益，对健全法律制度的需求也日益强烈，故而不动产档案管理机制的完善必须持续推进，要紧紧贴合相关法律法规，使之有法可依，不动产档案管理部门的权威才得以维护，才能更好地满足人民需求。要加强不动产档案管理者对国家相关法律和规范条例的学习，推动档案管理各环节条理化、规范化运转。要严格组建档案安全应急队伍，进一步明确网络安全工作机构与网络安全责任制，并按岗位配备网络安全工作人员定期开展安全检查工作。同时要制定《突发事件应急预案》，预案要对组织机构及职责、应急事件分类及登记、应急预案启动、应急事件处理以及应急事件后期恢复和评估等方面做出具体说明和规定要求，并定期开展应急演练，提高管理人员应对突发事故的经验与软硬件实操水平，确保不动产档案在管理过程中面对发生突发性网络、信息、数据库安全事件时能够迅速、高效、有序地进行应急处理。

4.5 提升安全保护级别

在发展过程中，档案职能部门要将提高网络系统支撑能力、优化网络性能、提高抵御安全风险的水平作为一项长期的工作开展，要针对管理系统按时做好等级保护测评工作，不断提升数据安全保护级别，建立健全网络安全管理制度，检查已配备的防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施，在数据点对点传输过程中进行严格的加密、解密，并定期进行档案数据备份，完善权限分级体系，确保档案数据的灵活运用及存贮便捷性。不动产档案管理部门要全面实施涉密信息系统分级保护和非涉密信息系统等级保护工程，重点建设符合国家安全保密要求、满足机关单位档案信息化需要的安全保密平台。

在智慧政务的背景下，完全实现不动产档案信息化、智慧化管理是社会发展的大势所趋，是落实国家惠民政策的重要举措，需绵绵用力、久久为功，需要有关部门以稳应变、以变谋新，努力打通政务服务“最后一公里”，推动不动产档案管理朝着健康有序的方向发展，让企业和群众享受更加便利、高效的服务。

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作者简介：秦云艳，大学学历，山东省莒县自然资源和规划局副研究馆员，研究方向为档案管理。

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